Die Kosten einer Dissertation: Drucken, Lektorat und Veröffentlichen

Die Kosten einer Dissertation verteilen sich auf vier Blöcke, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten und gegenüber unterschiedlichen Stellen fällig werden. Sprachliche Bearbeitung geht an Dienstleister, Druck und Bindung an eine Druckerei, der Zuschuss an einen Verlag und Publikationsgebühren an eine Zeitschrift. Eine einzige, zusammengefasste Gesamtsumme verdeckt genau diese Struktur und macht die Planung unnötig schwer.

Zwei Größen entscheiden über die Kosten einer Dissertation: der Umfang in Normseiten und die Zahl der verlangten Pflichtexemplare. Beide stehen fest, bevor das erste Angebot eingeht, und beide lassen sich nachträglich kaum verändern. Wer sie früh kennt, kann Angebote vergleichen; wer sie lediglich schätzt, vergleicht am Ende Zahlen, die auf ganz verschiedenen Grundlagen beruhen.

Eine Normseite umfasst rund 1.500 Zeichen einschließlich der Leerzeichen. Das reine Korrektorat prüft Orthografie, Interpunktion und Grammatik und kostet nach verbreiteten Richtwerten etwa drei bis sechs Euro pro Normseite. Es verändert keine Inhalte und keine Argumentation, sondern beseitigt ausschließlich jene Fehler, die eine Prüfungskommission zu Recht als Nachlässigkeit lesen würde.

Das Fachlektorat greift tiefer: Es prüft Aufbau, Verständlichkeit, Begriffskonsistenz und die sprachliche Führung durch die Argumentation. Entsprechend liegen die Sätze für das Lektorat höher, verbreitet bei etwa acht bis fünfzehn Euro pro Normseite. Der Preis hängt stark vom Zustand des eingereichten Manuskripts ab, weshalb seriöse Anbieter vor jedem verbindlichen Angebot eine Probeseite zur Einschätzung verlangen.

Der häufigste Fehler beim Vergleich ist die Verwechslung von Manuskriptseite und Normseite. Eine dicht gesetzte Seite kann zwei Normseiten enthalten, eine locker gesetzte deutlich weniger als eine. Zwei Angebote mit identischem Seitenpreis können dadurch um den Faktor zwei auseinanderliegen, ohne dass dieser Unterschied im Angebot selbst an irgendeiner Stelle sichtbar würde.

Die Zahl der abzuliefernden Exemplare steht in der Promotionsordnung und schwankt zwischen den Fakultäten erheblich. Sie ist der einzige Kostenposten, der sich überhaupt nicht verhandeln lässt. Weil das Nachbestellen einzelner Exemplare je Stück deutlich teurer ausfällt als eine höhere Erstauflage, lohnt sich der Blick in die geltende Ordnung unbedingt vor der Bestellung.

Der Preis pro Exemplar richtet sich nach Seitenzahl, Papier, Bindung und Auflagenhöhe. Hardcover mit Fadenheftung kostet ein Mehrfaches der Klebebindung, und ein Farbdruck durchgehend das Mehrfache eines Schwarzweißdrucks mit einzelnen Farbseiten. Wer viele Abbildungen hat, sollte vorher prüfen, ob diese durchgehend in Farbe vorliegen müssen oder nur an einzelnen, wenigen Stellen.

Die Bindungsart entscheidet außerdem über die Haltbarkeit im Bibliotheksbestand. Eine Klebebindung genügt für die eigene Ablage, während eine Fadenheftung häufigem Aufschlagen über Jahre standhält. Einige Bibliotheken machen dazu ausdrückliche Vorgaben, weil beschädigte Pflichtexemplare später auf ihre eigenen Kosten nachgebunden werden müssen und dieser zusätzliche Aufwand durch die richtige Wahl von Anfang an vermeidbar gewesen wäre.

Erscheint die Arbeit bei einem Wissenschaftsverlag, verlangt dieser in vielen Fächern einen Druckkostenzuschuss für das Veröffentlichen. Der Druckkostenzuschuss ist regelmäßig vierstellig und deckt Satz, Layout, Herstellung und Vertrieb ab. Der Zuschuss ist keine Gebühr für die Annahme, sondern die Beteiligung an der Herstellung einer Auflage, die sich über den Verkauf allein nicht finanziert.

Die elektronische Veröffentlichung über den Hochschulschriftenserver ist der günstigste Weg und in fast allen Ordnungen zulässig. Es entfallen sowohl der Zuschuss als auch die Auflage, und es bleiben allein die Kosten für die vorgeschriebenen Pflichtexemplare. Was fehlt, ist das Verlagsimpressum – ob dessen Abwesenheit im eigenen Fach als Nachteil gilt, unterscheidet sich zwischen den Disziplinen und sollte vorab erfragt werden.

Publikationsgebühren im Open Access betreffen vor allem kumulative Arbeiten, deren Einzelaufsätze in Zeitschriften erscheinen. Diese Gebühren fallen pro Aufsatz an und nicht für die Gesamtarbeit. Viele Hochschulen unterhalten dafür einen eigenen Publikationsfonds, der die Kosten ganz oder teilweise übernimmt, sofern der Antrag rechtzeitig vor der Einreichung des Aufsatzes gestellt worden ist.

Wer beide Wege offenhalten will, veröffentlicht zunächst elektronisch und prüft anschließend eine Zweitveröffentlichung im Verlag. Ob das zulässig ist, hängt von der Ordnung und vom Verlagsvertrag ab, denn manche Häuser verlangen die Erstveröffentlichung für sich. Diese Frage gehört zwingend vor die Zusage an einen Verlag und ausdrücklich nicht in die Zeit danach, in der sie nicht mehr zu klären ist.

Die Promotionsordnung der eigenen Fakultät ist das Dokument, das den größten Teil der Kosten festlegt, und zwar lange bevor das erste Angebot einer Druckerei oder eines Lektorats überhaupt eingeht. Sie bestimmt die Zahl der abzuliefernden Pflichtexemplare, die zugelassenen Veröffentlichungswege, die einzuhaltenden Fristen nach der Disputation und häufig auch die Anforderungen an Bindung und Papier.

Weil diese Ordnungen fakultätsweise gelten, unterscheiden sie sich innerhalb derselben Universität. Eine Auskunft aus einem anderen Fach ist deshalb kein verlässlicher Anhaltspunkt, und ein Forumsbeitrag aus einem anderen Jahr noch weniger. Verbindlich ist allein die Fassung, die zum Zeitpunkt der eigenen Zulassung zum Promotionsverfahren in Kraft war und die das Prüfungsamt auf Anfrage nennt.

Drei Punkte darin haben unmittelbare Kostenfolgen. Erstens die Zahl der abzuliefernden Exemplare, weil sie die Auflage bestimmt. Zweitens die Liste der zulässigen Wege, weil sie darüber entscheidet, ob ein Zuschuss überhaupt anfällt. Und drittens die Frist nach der Disputation, weil eine kurze Frist die günstigen, aber langsamen Wege praktisch ausschließt.

Hinzu kommt die Sperrfrist, die manche Ordnungen für Arbeiten mit Drittmittelbezug oder Patentinteressen vorsehen. Sie verschiebt die Veröffentlichung und damit die Kosten in ein späteres Jahr, was steuerlich einen Unterschied macht. Auch die Frage, ob eine kumulative Arbeit zugelassen ist, gehört hierher: sie verlagert Kosten von der Druckseite auf Publikationsgebühren.

Ein vierter Punkt betrifft die Form der Ablieferung. Manche Ordnungen verlangen zusätzlich zur gedruckten Fassung eine elektronische Version in einem festgelegten Format, andere akzeptieren die elektronische Fassung allein. Wo beides verlangt wird, fallen beide Kostenblöcke an, und die Zahl der gedruckten Exemplare sinkt dadurch nicht automatisch. Diese Kombination wird in Kalkulationen regelmäßig übersehen.

Weil diese Angaben so unterschiedlich sind, taugt keine Beispielrechnung aus dem Netz als Grundlage. Zwei Arbeiten gleichen Umfangs an derselben Universität können sich in den Gesamtkosten um ein Vielfaches unterscheiden, allein weil die eine Fakultät fünfzehn gebundene Exemplare verlangt und die andere die elektronische Veröffentlichung genügen lässt. Nur die eigene Ordnung liefert belastbare Zahlen.

Die vier Blöcke treffen nicht gemeinsam ein, und das ist die wichtigste Nachricht für die eigene Planung. Sprachliche Bearbeitung wird vor der Abgabe fällig, weil sie am fertigen Manuskript ansetzt. Druck und Bindung folgen erst nach der Annahme der Arbeit, weil die endgültige Fassung sonst noch ein zweites Mal gesetzt werden müsste.

Der Druckkostenzuschuss wird bei Vertragsschluss oder bei Erscheinen fällig, je nach Haus, und liegt damit am Ende der Kette. Publikationsgebühren für einzelne Aufsätze fallen dagegen über die gesamte Bearbeitungszeit verteilt an, jeweils bei der Annahme eines Beitrags. Zwischen dem ersten und dem letzten Posten liegen in der Praxis häufig zwei Jahre.

Diese Verteilung eröffnet einen Handlungsspielraum, den eine Gesamtsumme verdeckt. Wer weiß, dass der Zuschuss erst in zwölf Monaten fällig wird, kann einen Antrag auf einen Publikationsfonds stellen, dessen Bearbeitung selbst Monate braucht. Wer die Summe hingegen als einen einzigen Betrag ansieht, hält den Antrag für aussichtslos und stellt ihn deshalb gar nicht.

Für Publikationskosten gibt es mehr Quellen als den eigenen Kontostand, und die meisten setzen einen Antrag vor der Rechnung voraus. Viele Hochschulen unterhalten einen Publikationsfonds, der Gebühren für Open-Access-Veröffentlichungen ganz oder teilweise übernimmt. Die Bedingungen stehen auf den Seiten der Universitätsbibliothek und verlangen fast immer eine Antragstellung vor der Einreichung.

Fachgesellschaften und Stiftungen vergeben in einzelnen Disziplinen Druckkostenbeihilfen, gelegentlich gekoppelt an die Aufnahme in eine Reihe oder an eine bestimmte Bewertung der Arbeit. Auch Graduiertenschulen und Promotionskollegs verfügen mitunter über eigene Mittel. Diese Wege sind selten prominent ausgeschildert, weshalb eine Frage bei der Betreuung und bei der Fachbibliothek der schnellste Weg dorthin bleibt.

Für alle diese Quellen gilt dieselbe Reihenfolge: erst der Antrag, dann der Auftrag. Eine bereits bezahlte Rechnung wird in der Regel nicht mehr erstattet, weil die Förderung an eine Bewilligung vor der Entstehung der Kosten gebunden ist. Diese eine Reihenfolge entscheidet häufiger über die tatsächliche Belastung als die Wahl des Anbieters.

Zwischen dem Angebot und der Endabrechnung liegen regelmäßig Posten, die in der ersten Kalkulation niemand vorgesehen hatte. Der zweite Korrekturdurchgang nach der eigenen Überarbeitung ist der häufigste davon, weil das ursprüngliche Angebot nur einen einzigen Durchgang enthielt. Satzkorrekturen nach der Freigabe der Korrekturfahnen sind der zweithäufigste und werden nach Aufwand berechnet.

Bildrechte sind der Posten mit dem größten Überraschungspotenzial. Eine Abbildung aus einer fremden Publikation braucht für die Veröffentlichung eine Genehmigung des Rechteinhabers, und bei kommerziellen Bildagenturen ist diese kostenpflichtig. Für die Prüfungsfassung ist das Zitatrecht oft ausreichend, für die veröffentlichte Ausgabe in der Regel nicht – ein Unterschied, der erfahrungsgemäß spät auffällt.

Dazu kommen die kleinen Posten: Versand der Pflichtexemplare, Nachbestellungen einzelner Bände, Belegexemplare für Beteiligte, die Übersetzung der Zusammenfassung und gegebenenfalls eine Anpassung der eigenen Vorlage an die formalen Vorgaben der Bibliothek. Einzeln fällt keiner dieser Posten auf, gemeinsam ergeben sie eine Position, die eine Kalkulation ohne jede Reserve regelmäßig überschreitet.

Eine Reserve von etwa einem Zehntel der kalkulierten Summe deckt diese Nacharbeiten in den meisten Fällen ab. Sie ist keine Vorsichtsmaßnahme gegen schlechte Anbieter, sondern eine Anerkennung der Tatsache, dass ein Manuskript zwischen Angebot und Abrechnung mehrere Fassungen durchläuft und jede dieser Fassungen Arbeit erzeugt, die vorher niemand beziffern konnte.

Für die steuerliche Zuordnung ist der Zeitpunkt der Zahlung maßgeblich und nicht der Zeitpunkt der Leistung. Eine Lektoratsrechnung, die im Dezember gestellt und im Januar bezahlt wird, gehört in das folgende Jahr. Wer mehrere Blöcke über zwei Kalenderjahre verteilt bezahlt, verteilt damit auch die abziehbaren Beträge auf zwei Erklärungen. Das lässt sich in Grenzen selbst steuern.

Daraus folgt eine einfache Ablage: alle Belege nach Zahlungsdatum sortiert, in einem Ordner pro Kalenderjahr, mit einer Zeile pro Beleg über Anbieter, Leistung und Betrag. Diese Liste entsteht in wenigen Minuten pro Rechnung und ersetzt am Ende die Rekonstruktion aus Kontoauszügen, die zwei Jahre später kaum noch gelingt. Fünf Minuten pro Monat genügen dafür.

Wichtig ist außerdem, Belege für Leistungen zu behalten, die nicht in der Arbeit gelandet sind: ein abgebrochener Satzauftrag, eine Probeübersetzung, eine nicht verwendete Abbildungslizenz. Sie sind angefallen und gehören zur Sache, auch wenn das Ergebnis im Text nicht auftaucht. Ob sie abziehbar sind, entscheidet die steuerliche Beratung. Aufbewahrt wird deshalb alles, geordnet wird später.

Am wirksamsten spart die Umrechnung in Normseiten, weil sie überhaupt erst einen Vergleich erlaubt. Danach folgen die Auflagenhöhe, die sich an der Ordnung und nicht am Gefühl orientieren sollte, und die Zahl der Farbseiten, die sich häufig auf einen Bildteil begrenzen lässt. Der elektronische Weg über die Hochschule ist der größte Einzelposten überhaupt.

Nicht sparen sollte man an zwei Stellen. Die erste ist die Bindung der Pflichtexemplare, weil eine Bibliothek beschädigte Bände auf eigene Kosten nachbinden muss und deshalb Vorgaben macht. Die zweite ist das Korrektorat: Es ist der günstigste der vier Blöcke und derjenige, dessen Fehlen eine Prüfungskommission unmittelbar zu sehen bekommt.

Ein Fachbuch aus der Dissertation zu machen ist die Entscheidung, die die Kostenseite am stärksten verändert: sie fügt Satz, Umschlag, ISBN und Vertrieb hinzu und verlagert die Rechnung von der Prüfungsleistung auf ein Buchprojekt. Wer das plant, kalkuliert die Prüfungsleistung und das Buch besser getrennt und nicht als eine einzige Summe.

In der Steuererklärung sind die Kosten einer Dissertation regelmäßig ansetzbar, als Werbungskosten oder als Sonderausgaben. Belege für Lektorat, Druck und Zuschuss gehören deshalb vollständig in die Steuererklärung und sind aufzubewahren, unabhängig vom gewählten Zahlungsweg. Welche der beiden Einordnungen im Einzelfall zutrifft, gehört in eine steuerliche Beratung und ausdrücklich nicht in ein Nachschlagewerk wie dieses.