Open-Access-Gebühren: wann eine APC anfällt und wer sie bezahlt

Open Access bedeutet, dass eine Veröffentlichung dauerhaft und ohne Bezahlschranke abrufbar ist. Weil die Kosten für Redaktion, Satz und Betrieb dabei nicht mehr über Abonnements gedeckt werden, verlagern viele Zeitschriften sie auf die Publikationsseite. Diese Gebühr wird als Article Processing Charge bezeichnet, kurz APC. Sie fällt pro Aufsatz an und nicht für eine gesamte Dissertation.

Für Promovierende ist die Unterscheidung deshalb wichtig: Wer eine Monographie schreibt, begegnet einer APC in der Regel gar nicht. Wer kumulativ promoviert und die Einzelaufsätze in Zeitschriften unterbringt, kann dagegen mehrfach betroffen sein; für die Monographie gilt der Verlagsweg. Die Summe ergibt sich dann aus der Zahl der Aufsätze, und genau diese Rechnung fehlt in den meisten Kostenübersichten für Promotionen.

Die Höhe schwankt zwischen den Fächern und den Verlagen erheblich, und eine allgemeine Zahl wäre irreführend. Verbindlich ist ausschließlich die Angabe der jeweiligen Zeitschrift, die auf deren Seiten für Autorinnen und Autoren zu finden ist. Diese Angabe sollte vor der Einreichung geprüft werden, nicht nach der Annahme, weil dann keine Wahl mehr besteht.

Viele deutsche Hochschulen unterhalten einen Publikationsfonds, der Open-Access-Gebühren ganz oder teilweise übernimmt. Er wird von der Universitätsbibliothek verwaltet, und die Bedingungen sind schriftlich festgelegt: förderfähige Zeitschriftentypen, Höchstbeträge und die Anforderung, dass die einreichende Person der Hochschule angehört. Der Antrag selbst ist in der Regel kurz, formularbasiert und innerhalb weniger Minuten ausgefüllt.

Entscheidend ist der Zeitpunkt: Viele Fonds verlangen den Antrag vor der Einreichung oder spätestens vor der Rechnungsstellung. Wer die Gebühr zuerst selbst bezahlt und danach eine Erstattung beantragt, erhält sie nach den Richtlinien mancher Häuser nicht mehr. Ein Anruf in der Bibliothek vor dem ersten Einreichen kostet Minuten und entscheidet über einen vierstelligen Betrag.

Neben dem Fonds existieren weitere Quellen, die in Kostenübersichten selten auftauchen. Manche Projekte führen Publikationskosten im Drittmittelantrag mit, und in Verbundprojekten ist die Position häufig bereits kalkuliert. Wer in einem geförderten Projekt promoviert, sollte deshalb zuerst dort fragen, bevor der Fonds beantragt wird, denn die Mittel sind in solchen Fällen ohnehin zweckgebunden vorhanden.

Zusätzlich haben viele Hochschulen Rahmenvereinbarungen mit großen Verlagen abgeschlossen, in denen Lese- und Publikationsrechte gemeinsam abgerechnet werden. Für Angehörige der Hochschule entfällt die Gebühr dann ganz oder teilweise, ohne dass ein Antrag nötig ist. Ob die gewählte Zeitschrift darunterfällt, weiß die Bibliothek, und die Auskunft dauert in der Regel einen Tag.

Ein belastbarer Test für eine Zeitschrift ist ihre Verzeichnung: Wer in den einschlägigen Verzeichnissen für frei zugängliche Zeitschriften und in den Fachdatenbanken der eigenen Disziplin geführt wird, hat ein Prüfverfahren durchlaufen. Fehlt beides und wirbt die Zeitschrift stattdessen mit sehr kurzen Bearbeitungszeiten, ist das ein Grund, den Beitrag anderswo einzureichen.

Ein Publikationsfonds zahlt nicht auf Zuruf, sondern auf einen Antrag, und dieser Antrag hat eine feste Reihenfolge. Gestellt wird er vor der Einreichung des Aufsatzes oder unmittelbar nach der Annahme, jedenfalls bevor die Rechnung der Zeitschrift eintrifft. Eine bereits bezahlte Gebühr wird in der Regel nicht mehr erstattet. Die Reihenfolge entscheidet hier über die gesamte Summe.

Die verbreiteten Bedingungen sind schnell geprüft. Verlangt wird meist, dass die einreichende Person der Hochschule angehört und als korrespondierende Autorin auftritt, dass die Zeitschrift vollständig frei zugänglich ist und ein Begutachtungsverfahren nachweist, und dass die Gebühr eine festgelegte Obergrenze nicht überschreitet. Alle drei Angaben stehen auf den Seiten der Universitätsbibliothek und im Impressum der Zeitschrift.

Häufig ausgeschlossen sind Gebühren für Hybridzeitschriften, also für einzelne freigestellte Aufsätze in einer Abonnementzeitschrift. Der Grund ist, dass die Einrichtung für dieselbe Zeitschrift schon ein Abonnement bezahlt. Wo Konsortialverträge bestehen, ist die Gebühr für die beteiligten Verlage ohnehin bereits abgedeckt und muss gar nicht erst beantragt werden. Eine Nachfrage vor der Einreichung klärt das in wenigen Zeilen.

Für den Antrag selbst reichen in der Regel vier Angaben: der Titel des Beitrags, die Zeitschrift mit dem Nachweis ihres Zugangsmodells, die Höhe der Gebühr und die Bestätigung der Annahme. Die Bearbeitung dauert Tage bis Wochen, weshalb die Anfrage nicht in die Woche der Rechnungsfrist gehört. Sie liegen mit der Annahmemail bereits vollständig vor.

Wer regelmäßig publiziert, klärt einmal drei Dinge mit der Universitätsbibliothek: welche Verträge bestehen, welche Obergrenze gilt und welcher Weg für die Rechnungsstellung vorgesehen ist. Diese Auskunft gilt anschließend für alle weiteren Aufsätze und macht aus einem Antragsverfahren einen einzelnen, kurzen Arbeitsschritt. Der Aufwand fällt damit genau einmal an und nicht bei jedem Aufsatz von neuem.

Nicht jeder Open-Access-Weg kostet etwas. Beim grünen Weg erscheint der Aufsatz zunächst regulär in der Zeitschrift, und die akzeptierte Manuskriptversion wird zusätzlich auf dem Hochschulserver bereitgestellt, häufig nach Ablauf einer Frist. Für die Autorin oder den Autor entstehen dabei keinerlei Gebühren, und die Arbeit ist trotzdem dauerhaft und frei zugänglich.

Daneben existieren Zeitschriften, die vollständig ohne Autorengebühren arbeiten, weil sie von Fachgesellschaften, Konsortien oder Hochschulen getragen werden. Sie sind in den einschlägigen Verzeichnissen für Open-Access-Zeitschriften auffindbar und in manchen Fächern seit Jahren fest etabliert. Wer die Kostenfrage früh mitdenkt, findet solche Titel noch rechtzeitig, bevor die Wahl auf eine gebührenpflichtige Zeitschrift gefallen ist.

Auch die elektronische Veröffentlichung einer Monographie über den Hochschulschriftenserver ist Open Access und kostet keine Gebühr. Sie erhält eine dauerhafte Adresse, wird von den einschlägigen Suchdiensten erfasst und ist damit zitierfähig. Diese Variante wird in Kostendiskussionen häufig übersehen, weil der Begriff Open Access dort fast ausschließlich mit Zeitschriftenaufsätzen verbunden wird.

Zu unterscheiden ist schließlich zwischen echtem und hybridem Open Access. Eine hybride Zeitschrift bleibt im Abonnement und stellt einzelne Aufsätze gegen Gebühr frei, was mancherorts als doppelte Bezahlung derselben Inhalte kritisiert wird. Einige Fonds fördern hybride Modelle deshalb ausdrücklich nicht, was unbedingt vor der endgültigen Auswahl der Zeitschrift zu prüfen ist.

Neben Zeitschriften und Repositorien gibt es einen dritten Weg, der nichts kostet: den Preprint. Ein Manuskript wird vor der Begutachtung auf einem fachlichen Server veröffentlicht, erhält eine zitierfähige Adresse und ist damit datiert. In vielen Fächern ist das inzwischen Praxis, in anderen gilt es weiterhin als Vorveröffentlichung. Die Praxis unterscheidet sich hier stark zwischen den Disziplinen.

Genau darin liegt die Frage, die vorher zu klären ist: Behandelt die Zielzeitschrift einen Preprint als Vorveröffentlichung und lehnt das Manuskript deshalb ab, ist der Weg versperrt. Die Zeitschriften geben ihre Haltung dazu in den Autorenhinweisen an, und diese Angabe ist verbindlicher als eine allgemeine Auskunft zum Fach. Diese eine Zeile in den Hinweisen entscheidet über den Weg.

Für die Promotion gilt zusätzlich der Blick in die eigene Ordnung. Wo eine kumulative Arbeit aus begutachteten Aufsätzen bestehen muss, zählt ein Preprint nicht als Publikation, sondern nur als Vorstufe. Er kann die Sichtbarkeit erhöhen und die Priorität einer Idee dokumentieren, ersetzt aber keinen der verlangten Beiträge. Er ergänzt den Weg zur Publikation, ersetzt ihn aber nicht.

Mit der Verbreitung von Publikationsgebühren sind Zeitschriften entstanden, die gegen Bezahlung ohne nennenswerte Prüfung veröffentlichen. Erkennbar sind sie an unaufgeforderten Einladungen per E-Mail, an unrealistisch kurzen Zusagen zur Begutachtung, an unklaren Angaben zu Redaktion und Sitz sowie an Gebühren, die erst nach der Annahme genannt werden. Eine Veröffentlichung dort schadet mehr als sie nützt.

Die Prüfung ist mit wenigen Handgriffen möglich: Wird die Zeitschrift in den einschlägigen Verzeichnissen geführt? Sind Herausgeberschaft und Begutachtungsverfahren nachvollziehbar beschrieben? Erscheinen die bisherigen Aufsätze in der eigenen Fachumgebung? Wer diese drei Fragen sauber beantwortet, sortiert die Mehrzahl der problematischen Angebote bereits aus, bevor Zeit oder Geld investiert worden ist.